La herramienta todo en uno para gestionar tu residencial
Urbanfy centraliza finanzas, propiedades, deudas, presupuestos, caja chica, permisos de visitantes, reservaciones de amenidades, reportes exportables a Excel, tickets de soporte, auditoría de acciones y más — con portales dedicados para administradores, residentes, guardias, financieros y junta directiva.
Todo lo que necesitas para administrar tu condominio
Desde el dashboard financiero hasta el control de acceso, Urbanfy centraliza toda la gestión en una sola plataforma con más de 90 funcionalidades.
Dashboard financiero en tiempo real
Visualiza la salud financiera de tu condominio con gráficas interactivas actualizadas al instante. Configura qué ven los residentes.
- Débitos vs créditos en gráfica de área
- Gasto por categoría en barras horizontales
- Distribución de propiedades en pie chart
- Resumen de deudas con indicador radial
- Comparativa débitos vs créditos en barras agrupadas
- Gráfica de pendiente vs pagado para residentes
- Dashboard configurable: elige qué gráficas ven los residentes
Gestión completa de transacciones
Registra cada ingreso y egreso con categorías estándar o personalizadas. Filtra por tipo, fecha, método de pago y más.
- Débitos y créditos con categorías personalizables
- Métodos: efectivo, transferencia, cheque, tarjeta
- Número de recibo y comentarios por transacción
- Filtros avanzados por tipo, fecha y búsqueda
- Resumen de totales: ingresos, egresos y balance neto
- Gráficas integradas en la vista de transacciones
- Resumen de mantenimiento separado
- Vinculación a propiedad, deuda o usuario específico
Propiedades, deudas y cobros
Administra cada unidad, controla deudas pendientes y procesa pagos individuales o en lote con un solo clic.
- Carga masiva de propiedades desde Excel
- Tipos: propia, alquilada o Airbnb
- Estados: activa, desocupada o embargada
- Cobros individuales o pagos múltiples en un clic
- Mora automática: porcentaje, fijo o compuesto
- Planes de mantenimiento con día del mes configurable
- Ejecución manual de cobros de mantenimiento
- Eliminación masiva de deudas seleccionadas
- Deudas parciales con seguimiento de abonos
Control de acceso y bitácora
Genera códigos únicos para visitantes, registra entradas y salidas, y mantén una bitácora completa de cada visita.
- Códigos alfanuméricos de 6 dígitos por visitante
- Check-in y check-out con registro automático
- Datos de vehículo: placa, color y marca
- Tipos de visita: personal, servicio, entrega, oficial
- Bitácora completa con fecha de entrada y salida
- Permisos con fecha de vencimiento configurable
- DPI/identificación del visitante (encriptada)
- Vinculación automática permiso → visita al hacer check-in
Reservaciones y calendario
Administra amenidades del condominio con vistas de calendario semanal y mensual. Detecta conflictos automáticamente.
- Vista calendario semanal y mensual
- Detección automática de conflictos de horario
- CRUD completo de amenidades: piscina, salón, gym, BBQ
- Filtro por amenidad en el calendario
- Vista privada para residentes (sin datos ajenos)
- Reservas ajenas aparecen como "Ocupado" por privacidad
- Código único por reservación
Reportes avanzados y exportación
Genera reportes financieros con filtros flexibles, analiza morosos con días de atraso y exporta todo a Excel profesional.
- Reporte de transacciones por rango, tipo y categoría
- Reporte de morosos con días de atraso y mora acumulada
- Agrupación de morosos por mes o por propietario
- Reporte de caja chica con desglose por categoría
- Subtotales por agrupación y totales generales
- Excel profesional: columnas formateadas, colores y totales
- Nombre del condominio como título en cada reporte
Presupuestos y caja chica
Define presupuestos por categoría, compara ejecutado vs presupuestado, y lleva la caja chica con cierres mensuales formales.
- Presupuesto por categoría con barra de ejecución
- Análisis de varianza: presupuestado vs real
- Selector de mes y año para comparación
- Presupuestos de ingreso y egreso separados
- Caja chica con ingresos, egresos y saldo en tiempo real
- Categorías: seguridad, mantenimiento, jardinería, internet
- Cierres mensuales secuenciales con reapertura controlada
- Modo solo lectura en meses cerrados
Tickets de soporte
Crea tickets de mantenimiento o solicitudes con prioridades, asignaciones y flujo de trabajo visual estilo Kanban.
- Tablero Kanban con drag-and-drop: pendiente, en progreso, hecho
- Prioridades con colores: baja, media, alta, urgente
- 22 categorías predefinidas: plomería, electricidad, jardinería, limpieza, piscina, elevador, seguridad, portón y más
- Asignación a responsables con fecha límite
- Vinculación a propiedad específica
- Registro automático de fecha de completado
Gestión financiera que lo controla todo
Urbanfy no es solo un registro de transacciones. Es un sistema financiero completo con presupuestos, caja chica, mora automática y auditoría de cada cambio.
Crea categorías propias además de las estándar: mantenimiento, reparaciones, salarios, servicios, legal, seguridad y más.
Cada ajuste de balance queda registrado con justificación, usuario y fecha. Transparencia total para la junta directiva.
Ingresos y egresos separados con categorías, cierres mensuales secuenciales y reapertura controlada del mes más reciente.
Configura mora por porcentaje del monto, monto fijo, o interés compuesto (mora sobre mora). Se aplica automáticamente.
Define presupuestos de ingreso y egreso por categoría. Compara con barras de progreso lo presupuestado contra lo ejecutado por mes.
Exporta reportes a Excel con formato, colores, subtotales por agrupación y totales generales. Listo para presentar.
Cada ajuste manual del balance queda en un log con balance anterior, nuevo, justificación, usuario y fecha exacta.
Vista separada de transacciones de mantenimiento con totales específicos, además del resumen financiero general.
Cada propiedad bajo control
Desde la carga inicial hasta el cobro de mantenimiento mensual, gestiona todo el ciclo de vida de cada unidad y sus residentes.
Importa todas las propiedades desde un archivo Excel. Crea usuarios residentes automáticamente si incluyes email.
Clasifica unidades como propia, alquilada o Airbnb. Controla estados: activa, desocupada o embargada.
Programa planes de mantenimiento con día del mes y categoría. Las deudas se generan automáticamente.
Procesa pagos de una deuda o selecciona múltiples deudas para pagar en una sola operación con cualquier método de pago.
Visualiza deudas vencidas con días de atraso, mora acumulada y totales. Agrupa por mes o por propietario.
Ajusta la mora de deudas individuales cuando sea necesario, sin afectar la configuración global del condominio.
Registra abonos parciales con seguimiento del monto pagado vs pendiente. El estado cambia automáticamente a PARCIAL.
Al importar propiedades desde Excel con email, el sistema crea automáticamente las cuentas de usuario residente.
Control de acceso completo para la garita
Desde la generación de códigos de visitante hasta la bitácora diaria, Urbanfy digitaliza todo el flujo de seguridad del condominio.
Genera códigos alfanuméricos de 6 caracteres por visitante, vinculados a una propiedad y con fecha de vencimiento.
El guardia registra entrada y salida con un clic. La bitácora guarda hora exacta de cada movimiento.
Registra placa, color y marca del vehículo del visitante. Búsqueda rápida por placa o nombre.
Clasifica cada entrada como personal, servicio, entrega, oficial u otro. Filtra la bitácora por tipo.
El número de identificación del visitante se almacena encriptado en la base de datos para proteger datos sensibles.
Al hacer check-in con un código de permiso, se crea automáticamente el registro de visita vinculado.
Seguridad de datos, auditoría y configuración
Urbanfy protege los datos de tu condominio con encriptación, sesiones seguras, auditoría completa y configuración granular.
Tokens de acceso de 15 minutos + refresh de 7 días en cookies HTTP-only. Rate limiting en login (10 intentos/15 min).
Cada acción queda registrada: usuario, acción (crear/editar/eliminar), modelo, valores anteriores vs nuevos, IP y user agent.
DPI, NIT y datos personales se almacenan encriptados en la base de datos. Etiqueta de impuesto configurable (RFC, CUIT, NIT).
Ve todas las sesiones activas con IP, dispositivo y fingerprint. Cierra sesiones individuales o todas a la vez.
Gestiona múltiples condominios desde una sola cuenta. Cambia entre residenciales sin cerrar sesión.
Nombre, cuota, mora (3 tipos), visibilidad de 5 gráficas del dashboard para residentes, categorías propias y planes de mantenimiento.
Los usuarios nuevos deben cambiar su contraseña en el primer inicio de sesión. Flag must_change_password por usuario.
Barras de progreso en configuración muestran propiedades y administradores usados vs el máximo de tu plan.
Un portal personalizado para cada usuario
Cada persona accede exactamente a lo que necesita. Sin ruido, sin complejidad innecesaria.
Administrador
Control total del condominio
- Dashboard financiero con 5 gráficas interactivas
- Gestión completa de transacciones y presupuestos
- Administración de propiedades, deudas y cobros
- Carga masiva de propiedades desde Excel
- Reportes avanzados con exportación a Excel formateado
- Caja chica con cierres mensuales
- Permisos de visitantes y bitácora de seguridad
- Reservaciones de amenidades y calendario
- Tickets de soporte con tablero Kanban
- Gestión de usuarios, roles y configuración completa
- Categorías de transacción personalizadas
- Auditoría completa de todas las acciones
Residente
Portal para propietarios
- Dashboard con gráfica de pendiente vs pagado
- Tarjeta de saldo pendiente con total y cantidad
- Lista de próximos pagos (3 más recientes)
- Próximas reservaciones (5 siguientes)
- Contador de permisos de visitantes activos
- Pago individual o múltiple de deudas
- Historial completo: pagadas y canceladas
- Reservaciones de áreas comunes con disponibilidad
- Calendario privado (reservas ajenas como "Ocupado")
- Gráficas financieras configurables por el admin
Guardia de seguridad
Garita y control de visitantes
- Validación de permisos por código de 6 dígitos
- Registro de check-in y check-out con hora exacta
- Bitácora de visitas con tipo, vehículo e identificación
- 5 tipos de visita: personal, servicio, entrega, oficial, otro
- Registro de placa, color y marca de vehículo
- Búsqueda rápida de visitantes por nombre o código
- Vinculación automática de permiso a registro de visita
Financiero
Operaciones financieras
- Dashboard financiero con 5 gráficas
- Gestión de transacciones (débitos y créditos)
- Presupuestos por categoría con ejecución
- Ajustes de balance con justificación auditada
- Reportes de transacciones con filtros flexibles
- Reporte de morosos con días de atraso
- Caja chica con cierres mensuales
- Exportación de todos los reportes a Excel
Presidente
Vista ejecutiva
- Dashboard con gráficas del condominio (solo lectura)
- Reportes financieros completos sin edición
- Reporte de morosos con totales
- Vista de propiedades y presupuestos
- Acceso al log de auditoría de acciones
- Bitácora de visitas (solo lectura)
- Gestión de usuarios administrativos
Un plan para cada condominio
Sin contratos largos. Cancela cuando quieras. Prueba gratis incluida.
Basico
Ideal para residenciales pequeños
- Hasta 30 propiedades
- 1 usuario administrador
- Dashboard financiero con 5 gráficas
- Transacciones con categorías y métodos de pago
- Gestión de propiedades (tipos y estados)
- Deudas, cobros individuales y múltiples
- Mora automática: porcentaje, fijo o compuesto
- Planes de mantenimiento con cobro programado
- Presupuestos con barras de ejecución
- Carga masiva de propiedades desde Excel
- Reporte de transacciones con exportación
- Portal de residente con saldo y pagos
- Cambio de contraseña forzado en primer login
- Soporte por correo
Profesional
Para condominios en crecimiento
- Hasta 100 propiedades
- 5 usuarios administradores
- Todo en Básico, más:
- Permisos de visitantes con códigos de 6 dígitos
- Bitácora de visitas: tipo, vehículo, identificación
- Portal de guardia de seguridad
- Check-in / check-out en tiempo real
- Reservaciones de amenidades con detección de conflictos
- Calendario semanal y mensual con filtro por amenidad
- Reporte de morosos con agrupación y subtotales
- Reporte de caja chica con desglose por categoría
- Exportación a Excel profesional con formato y colores
- Caja chica con cierres mensuales y reapertura
- Tickets de soporte Kanban con 22 categorías
- Roles adicionales: financiero y presidente
- Calendario privado para residentes
- Soporte prioritario
Empresarial
Múltiples condominios y personalización
- Propiedades ilimitadas
- Administradores ilimitados
- Todo en Profesional, más:
- Multi-condominio desde una sola cuenta
- Categorías de transacción personalizadas (CRUD)
- Auditoría completa: usuario, acción, IP, valores old/new
- Encriptación de DPI/NIT y datos sensibles
- Control de sesiones activas por dispositivo
- Cerrar todas las sesiones remotamente
- Medidores de uso en tiempo real
- API personalizada
- Onboarding dedicado
- SLA garantizado